Mon outil d'organisation au quotidien

Quand on travaille en freelance, on ne s’occupe pas uniquement de son cœur de métier. Il faut aussi gérer :

et toutes les petites choses qui permettent à une entreprise de fonctionner au quotidien.

Au début de mon activité de graphiste et webdesigner freelance, mon organisation était beaucoup plus simple. (J’utilisais notamment l’application Notes de mon ordinateur pour noter les choses importantes et garder une trace de mes projets.)

Mais au fur et à mesure que mon activité s’est développée, mes besoins ont évolué. J’avais envie de centraliser toutes les informations liées à mon entreprise dans un seul espace, plutôt que de les disperser entre différents outils.

C’est à ce moment-là que j’ai commencé à utiliser Notion.

Pourquoi utiliser Notion quand on est freelance ?

Notion permet de créer un espace de travail presque entièrement personnalisable :

Mais ce que je trouve surtout intéressant, c’est la possibilité de connecter les informations entre elles.

Des informations liées ? Un client peut être relié à ses différents projets, un projet à toutes les tâches qui le concernent, et les paiements au projet correspondant.

Plutôt que de multiplier les outils, Notion est ainsi devenu le point central de mon activité.

Clients, projets et tâches : le cœur de mon organisation

C’est probablement la partie que j’utilise le plus au quotidien.

J’ai tout d’abord une base Clients, dans laquelle je retrouve les informations importantes de chaque entreprise avec laquelle je travaille ainsi que les différents contacts qui lui sont associés.

Chaque client est ensuite relié à ses projets.

Ma base Projets me permet d’avoir une vision globale de mon activité : ce qui est prévu, en cours, en attente ou terminé. Chaque projet rassemble les informations essentielles à sa réalisation ainsi que toutes les tâches associées.

Enfin, plutôt que de créer une liste de tâches différente pour chaque projet, toutes mes tâches sont regroupées dans une seule base.

Je peux ensuite les afficher selon mes besoins : tâches du jour, de la semaine, à venir ou uniquement celles liées à un projet précis.

C’est ce système de relations qui me permet de retrouver rapidement la bonne information sans avoir à la dupliquer à plusieurs endroits.

Suivre mes finances et le temps passé sur mes projets

Une autre partie importante de mon espace concerne les finances.

J’y enregistre mes entrées et sorties d’argent, ce qui me permet de suivre mon chiffre d’affaires réalisé mais également mon chiffre d’affaires prévisionnel grâce aux paiements à venir.

J’ai également créé un système pour suivre ma trésorerie et anticiper certaines charges liées à mon activité.

L’objectif n’est évidemment pas de remplacer un logiciel de comptabilité, mais d’avoir une vision simple et rapide de la situation financière de mon entreprise.

J’utilise également un tracker de temps pour connaître le nombre d’heures réellement consacrées à mes projets.

Organiser le développement de mon entreprise

Notion ne me sert pas uniquement à gérer mes projets clients.

J’y organise également tout ce qui concerne le développement de ma propre entreprise : mes projets internes, mes objectifs, ma prospection et ma création de contenu.

Refaire une page de mon site, développer une nouvelle offre, créer un produit ou travailler mon référencement sont de véritables projets. Les intégrer à mon organisation me permet de leur donner une place dans mon planning plutôt que de les repousser indéfiniment derrière les projets clients.

Je garde également une trace de mes prospects et des relances à effectuer, ainsi que de mes idées de contenus pour Instagram, Pinterest, LinkedIn ou mon blog.

Finalement, mon espace Notion me permet d’avoir aussi bien une vision du travail à réaliser aujourd’hui qu’une vision plus globale de la direction que je souhaite donner à mon activité.

De mon espace personnel à L’Espace Freelance

Lorsque j’ai publié la première version de cet article il y a quelques années, cet espace était encore uniquement mon outil de travail personnel.

J’expliquais d’ailleurs à la fin de l’article que plusieurs collègues graphistes avaient apprécié mon organisation et que je réfléchissais à la possibilité de proposer un jour mon espace sous forme de template.

Quelques années plus tard… c’est chose faite !

J’ai continué à utiliser mon espace quotidiennement et à le faire évoluer au fil de mon activité. J’ai ensuite repris cette organisation pour créer une version plus complète, intuitive et adaptable à d’autres indépendants : L’Espace Freelance.

Les différentes bases sont déjà connectées entre elles et plusieurs calculs sont automatisés. Des tutoriels vidéo sont également inclus pour comprendre le fonctionnement de l’espace et pouvoir ensuite le personnaliser.

L’idée : ne pas avoir à construire tout son système de gestion de zéro, tout en gardant la liberté de l’adapter à sa propre activité.

L’Espace Freelance : Votre activité freelance, réunie au même endroit.

Clients, projets, tâches, finances, prospection, objectifs, contenus et suivi du temps dans un espace Notion construit à partir de ma propre organisation de graphiste et webdesigner freelance.

Découvrez l'Espace Freelance

Une organisation qui évolue avec son activité

Ce que j’apprécie finalement le plus avec Notion, c’est que mon organisation n’est jamais figée.

Mon espace actuel n’a plus grand-chose à voir avec celui que j’avais créé lorsque j’ai commencé. Je l’ai fait évoluer progressivement selon mes besoins et ma façon de travailler.

Et c’est probablement le conseil que je donnerais à un freelance qui souhaite mieux s’organiser : inutile de chercher immédiatement le système parfait.

L’important est surtout d’avoir un espace suffisamment clair et simple pour avoir envie de l’utiliser au quotidien.

Parce qu’une bonne organisation ne devrait pas ajouter du travail, mais au contraire nous permettre de consacrer davantage de temps à nos projets, nos clients et au développement de notre activité.